ecoDMS mit KI, bexio-Anbindung und Managed Cloud Hosting

Dokumentenarchivierung – einfach, günstig und sicher

Mit ecoDMS erhalten Sie nicht nur ein rechtssicheres digitales Archiv, sondern auf Wunsch eine vollständig automatisierte Dokumentenlösung: inklusive KI-gestützter Klassifizierung, Schnittstelle (z. B. bexio ERP, Sage, SAP, und vielen mehr), Kreditoren-Workflow und professionellem Managed Cloud Hosting.

Als offizieller ecoDMS Qualified Premium Reseller verfügen wir über langjährige Erfahrung mit ecoDMS-Implementationen, individuellen Schnittstellen und automatisierten Dokumentenprozessen.

Digitales Archiv: Deutsche Entwicklung trifft Schweizer Präzision

Bei korrekter Einrichtung unterstützt ecoDMS die revisionssichere Archivierung von Geschäftsunterlagen gemäss Schweizer Anforderungen, insbesondere nach OR, GeBüV, MWSTG und DSG.

Dank intelligenter OCR-Technologie, leistungsstarker Volltextsuche und strukturierter Speicherung digitalisieren Sie Ihre gesamte Dokumentablage – inklusive wichtiger Buchhaltungsunterlagen – effizient, nachvollziehbar und langfristig sicher. Auf Wunsch kann ecoDMS auch lokal bei Ihnen oder als Managed-Cloud-Lösung betrieben werden.

Blogbeitrag

Unsere ecoDMS-Dienstleistungen im Überblick

ecoDMS-Beratung & Evaluation

Kostenfreie Erstberatung & Live-Demo
Analyse Ihres Dokumentenvolumens
Prüfung bestehender Archivierungsprozesse
GeBüV-Konformitätsprüfung
Entwicklung Ihrer Archivierungsstrategie

Implementation & Integration

Installation auf Server, NAS oder in der Cloud
Nahtlose Integration mit Bexio, Sage, SAP, BMD, movec und weiteren Systemen
Scaninput- und PDF/A-Drucker-Konfiguration
Anbindung von EPSON-Scannern und E-Mail-Postfächern
REST-API-, ERP- und CRM-Anbindungen

Automatisierung & KI

KI-gestützte Dokumentenerkennung mit Mistral AI
Automatische Klassifizierung der Dokumente direkt in ecoDMS
Datenextraktion aus Rechnungen und Belegen
Kreditoren-Workflow mit Freigabeprozess
Übergabe an bexio oder andere Systeme

Managed Cloud & Support

Managed Cloud Hosting ab CHF 89.– pro Monat
Dedizierter virtueller Server pro Kunde
ecoDMS Updates und Upgrades inklusive
Backup-, Firewall- und DDoS-Schutz
Schulungen, Dokumentation und optionaler SLA-Support

Warum ecoDMS mit uns?

ecoDMS ist mehr als nur ein digitales Archiv.

Richtig eingerichtet wird ecoDMS zur zentralen Dokumentenplattform für Ihr Unternehmen – inklusive automatisierter Ablage, intelligenter Klassifizierung, Schnittstellen zu Drittsystemen und sicheren Betriebsmodellen.

Wir begleiten Sie von der ersten Analyse über die Installation bis zur laufenden Betreuung und sorgen dafür, dass ecoDMS optimal zu Ihren bestehenden Prozessen passt.

Vorteile auf einen Blick:

Persönliche Beratung und transparente Evaluation
Strukturierte Einführung statt Standardinstallation
Erfahrung mit ecoDMS, bexio, ERP-, CRM- und Buchhaltungssystemen
Automatisierung von Ablage-, Freigabe- und Kreditorenprozessen
Managed Cloud Hosting mit professionellem Betrieb
Schulung, Support und Weiterentwicklung Ihrer Lösung

Automatisierung & KI in der Praxis

Dokumente automatisch erkennen, klassifizieren und weiterverarbeiten.

Mit KI-gestützter Dokumentenerkennung wird ecoDMS zur intelligenten Dokumentenplattform. Eingehende Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Belege oder E-Mails können automatisch analysiert, klassifiziert und für nachgelagerte Prozesse vorbereitet werden.

Was die KI für Sie übernimmt

Automatische Klassifizierung von Dokumenten
Erkennung von Rechnungen, Verträgen, Belegen und E-Mails
Auslesen relevanter Informationen wie Lieferant, Datum, Betrag oder Dokumenttyp
Vorbereitung von Kreditoren- und Freigabeprozessen
Übergabe strukturierter Daten an ecoDMS, bexio oder andere Systeme
Reduktion manueller Erfassungsschritte

KI-gestützte Dokumentenverarbeitung mit Mistral AI

Für erweiterte Automatisierungen kann Mistral AI eingesetzt werden, um Dokumentinhalte besser zu verstehen, relevante Informationen zu extrahieren und nachgelagerte Prozesse vorzubereiten.

Dokumente automatisch klassifizieren und relevante Daten erkennen

Mit Mistral AI können eingehende Dokumente automatisch analysiert und passenden Dokumentenarten zugeordnet werden. Die KI erkennt relevante Informationen wie Dokumentenart, Belegdatum, Bestellnummer, Bruttobetrag, IBAN oder weitere definierte Felder und bereitet diese strukturiert für ecoDMS vor.

Dadurch lassen sich Dokumente schneller ablegen, einfacher suchen und gezielter in nachgelagerte Prozesse wie Buchhaltung, Freigaben oder Archivierung überführen.

Automatische Erkennung von Dokumentenarten
Auslesen definierter Felder wie Datum, Betrag, IBAN oder Bestellnummer
Reduktion manueller Erfassungsschritte
Strukturierte Übergabe an ecoDMS
Bessere Datenqualität durch einheitliche Klassifizierung

Intelligente Regeln für individuelle Geschäftsprozesse

Für unterschiedliche Dokumenttypen können eigene Klassifizierungsregeln definiert werden. So lassen sich beispielsweise Rechnungen, Verträge, Belege oder andere Dokumente anhand von Ordnern, Feldern oder bestimmten Bedingungen gezielt verarbeiten.

Die KI unterstützt dabei, Inhalte richtig zu interpretieren und passende Informationen für Workflows, Kreditorenprozesse oder die weitere Bearbeitung bereitzustellen.

Individuelle Klassifizierungen pro Dokumenttyp
Regeln anhand von ecoDMS-Feldern und Bedingungen
Unterstützung für Buchhaltung, Freigaben und Kreditorenprozesse
Flexible Erweiterung für unterschiedliche Abteilungen
Vorbereitung strukturierter Daten für Drittsysteme

Datenschutz und DSGVO-konforme Verarbeitung

Bei der Verarbeitung sensibler Dokumente achten wir auf eine datenschutzkonforme Umsetzung. Auf Wunsch kann die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung so ausgelegt werden, dass sie erhöhte Anforderungen nach DSGVO berücksichtigt – beispielsweise durch kontrollierte Datenflüsse, rollenbasierte Zugriffe, transparente Verarbeitungsschritte und geeignete technische sowie organisatorische Massnahmen.

Gerade bei Dokumenten mit personenbezogenen oder geschäftskritischen Informationen ist eine saubere Konfiguration entscheidend.

Geeignet für:

Unternehmen mit erhöhten Datenschutzanforderungen
Dokumente mit personenbezogenen Daten
Personal-, Finanz- und Vertragsdokumente
Revisionssichere Archivierungsprozesse
Nachvollziehbare KI-gestützte Verarbeitung

Welche ecoDMS-Lösung passt zu Ihnen?

Ob Sie mit der digitalen Archivierung starten, bestehende Dokumentenprozesse automatisieren oder ecoDMS als sichere Managed-Cloud-Lösung betreiben möchten – wir stellen Ihre ecoDMS-Umgebung so zusammen, dass sie optimal zu Ihren internen Abläufen, bestehenden Systemen, Compliance-Anforderungen und Sicherheitsvorgaben passt.

ecoDMS Einstieg

Für KMU, die ihre Dokumente sauber und rechtskonform digital archivieren möchten.

Geeignet für:

digitale Ablage statt Papierarchiv
OCR-Volltextsuche
strukturierte Archivierung
einfache Benutzer- und Rechteverwaltung

ecoDMS Professional

Für Unternehmen mit Buchhaltung, Workflows, Schnittstellen und automatisierten Prozessen.

Geeignet für:

bexio-, ERP- oder CRM-Anbindung
Kreditoren- und Freigabeprozesse
automatische Klassifizierung
Datenextraktion aus Rechnungen und Belegen

ecoDMS Managed Cloud

Für Unternehmen, die ecoDMS sicher betreiben lassen möchten – ohne eigenen Serveraufwand.

Geeignet für:

dedizierten virtuellen Server pro
Kunde
Updates, Backups und Monitoring
Firewall- und DDoS-Schutz
laufenden Support und Betreuung

Ihre Vorteile mit ecoDMS auf einen Blick

Weniger Suchaufwand
Weniger manuelle Ablage
Schnellere Buchhaltungsprozesse
Zentrale Dokumentenplattform
Bessere Nachvollziehbarkeit
Skalierbar mit KI, Workflows und Schnittstellen

Technische Stärken von ecoDMS

OCR-Volltexterkennung
PDF/A-Archivierung
Benutzer- und Rechteverwaltung
Plattformunabhängiger Zugriff
Automatische Klassifizierung
Revisionssichere Ablage bei korrekter Konfiguration

Einblick aus der Praxis: So wird ecoDMS eingesetzt

Wie ecoDMS im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann, zeigt dieses Praxisvideo. Es gibt einen anschaulichen Einblick, wie Unternehmen ihre Dokumente digital organisieren, schneller wiederfinden und Ablageprozesse vereinfachen können.

FAQ

Was ist ecoDMS?

ecoDMS ist ein digitales Dokumentenmanagementsystem zur strukturierten Ablage, Suche und Archivierung von Geschäftsunterlagen. Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, E-Mails oder Buchhaltungsbelege können zentral gespeichert, verschlagwortet und über die Volltextsuche schnell wiedergefunden werden.

Für welche Unternehmen eignet sich ecoDMS?

ecoDMS eignet sich besonders für alle Branchen im KMU wie z. B. Anwälte- und Notare, Autogaragen, Treuhandunternehmen und Handwerksbetriebe, die ihre Dokumentenablage digitalisieren und papierbasierte Prozesse reduzieren möchten. Die Lösung kann je nach Bedarf lokal, auf einem eigenen Server oder als Managed-Cloud-Lösung betrieben werden.

Ist ecoDMS revisionssicher und GeBüV-konform?

Bei korrekter Einrichtung unterstützt ecoDMS die revisionssichere Archivierung von Geschäftsunterlagen gemäss Schweizer Anforderungen, insbesondere nach OR, GeBüV, MWSTG und DSG. Wichtig sind dabei eine saubere Konfiguration, passende Benutzerrechte, klare Ablagestrukturen und definierte Archivierungsprozesse.

Wie unterscheidet sich ecoDMS von Microsoft SharePoint?

ecoDMS ist speziell auf die strukturierte Dokumentenarchivierung, revisionssichere Ablage und dokumentenbezogene Prozesse ausgerichtet. Microsoft SharePoint wird häufig für Zusammenarbeit, Dateiablage und Teamkommunikation eingesetzt. ecoDMS eignet sich besonders dann, wenn Dokumente langfristig nachvollziehbar archiviert, klassifiziert, versioniert und über definierte Rechte- und Archivstrukturen verwaltet werden sollen.

Wo werden die Daten in ecoDMS gespeichert?

Die Daten können je nach Wunsch und Anforderungen lokal auf Ihrer eigenen Infrastruktur, auf einem eigenen Server oder in einer betreuten Cloud-Umgebung gespeichert werden. Wir unterstützen Sie bei der Wahl der passenden Betriebsform unter Berücksichtigung von Datenschutz, Sicherheit, Verfügbarkeit und Compliance-Anforderungen.

Kann ecoDMS lokal betrieben werden?

Ja. ecoDMS kann als On-Premise-Lösung auf Ihrer eigenen Serverinfrastruktur betrieben werden. Das ist besonders interessant für Unternehmen, die ihre Daten vollständig intern verwalten oder bestehende IT-Strukturen weiter nutzen möchten.

Kann ecoDMS als Managed-Cloud-Lösung betrieben werden?

Ja. ecoDMS kann auch als Managed-Cloud-Lösung betrieben werden. Dabei übernehmen wir je nach Vereinbarung Betrieb, Updates, Backups, Firewall, Monitoring und technische Betreuung der Umgebung. So nutzen Sie ecoDMS ohne eigenen Serveraufwand.

Was ist der Vorteil einer Managed-Cloud-Lösung?

Mit einer Managed-Cloud-Lösung reduzieren Sie den internen IT-Aufwand. Die ecoDMS-Umgebung wird professionell betreut, regelmässig aktualisiert und mit Backup- sowie Sicherheitsmassnahmen abgesichert. Dadurch erhalten Sie eine stabile, betreute Lösung mit klaren Zuständigkeiten.

Kann ecoDMS mit bexio, ERP- oder Buchhaltungssystemen verbunden werden?

Ja. ecoDMS kann über Schnittstellen und Automatisierungen mit bestehenden Systemen wie bexio, ERP-, CRM- oder Buchhaltungslösungen verbunden werden. Dadurch lassen sich Dokumente, Rechnungen und relevante Metadaten effizienter verarbeiten und bestehende Geschäftsprozesse besser unterstützen.

Können Epson Scanner direkt in ecoDMS scannen?

Ja. Epson Scanner mit Open Platform Unterstützung können so eingerichtet werden, dass Anwender Dokumente direkt über die Scanner-Oberfläche in die ecoDMS Inbox oder in ein definiertes ecoDMS Archiv scannen. Dadurch wird der Scanprozess vereinfacht, standardisiert und direkt in die digitale Dokumentenablage integriert.

Unterstützt ecoDMS OCR und Volltextsuche?

Ja. ecoDMS unterstützt OCR-Texterkennung und Volltextsuche. Dadurch können gescannte Dokumente und PDF-Dateien durchsuchbar gemacht werden. Informationen wie Rechnungsnummern, Namen, Beträge oder Stichworte lassen sich dadurch deutlich schneller finden.

Kann KI bei der Dokumentenverarbeitung helfen?

Ja. KI kann dabei helfen, Dokumente automatisch zu erkennen, zu klassifizieren und relevante Informationen wie Lieferant, Datum, Betrag, Rechnungsnummer oder Dokumenttyp auszulesen. Dadurch lassen sich manuelle Arbeitsschritte reduzieren und Prozesse wie Rechnungseingang oder Ablage effizienter gestalten.

Können bestehende Dokumente in ecoDMS übernommen werden?

Ja. Bestehende Dokumente können je nach Ausgangslage in ecoDMS importiert, strukturiert und klassifiziert werden. Vor einer Migration prüfen wir die vorhandene Ordnerstruktur, Dateiformate, Metadaten und gewünschten Ablageprozesse.

Wie hilft ecoDMS bei der Kosteneinsparung?

ecoDMS kann Kosten senken, indem Papierablagen reduziert, Suchzeiten verkürzt und manuelle Ablageprozesse vereinfacht werden. Zusätzlich können automatisierte Workflows, digitale Freigaben und Schnittstellen zu bestehenden Systemen dazu beitragen, wiederkehrende Arbeitsschritte effizienter zu gestalten.

Wie läuft eine ecoDMS-Einführung ab?

Eine Einführung beginnt in der Regel mit einer Analyse Ihrer bestehenden Dokumentenprozesse. Danach folgen Konzeption, Installation oder Bereitstellung, Einrichtung der Archivstruktur, Benutzer- und Rechteverwaltung, optionale Schnittstellen, Tests, Schulung und anschliessende Betreuung.

Wie lange dauert die Einführung von ecoDMS?

Die Dauer hängt vom Umfang der Lösung ab. Ein Basissystem kann in der Regel innerhalb kurzer Zeit eingerichtet werden. Bei komplexeren Anforderungen mit Datenmigration, Schnittstellen, Workflows oder KI-gestützter Klassifizierung planen wir die Einführung gemeinsam mit Ihnen in sinnvollen Etappen.

Welche Schulungs- und Einrichtungsoptionen bieten Sie für ecoDMS?

Wir bieten individuelle Schulungen und Einrichtungsleistungen passend zu Ihrer Organisation. Dazu gehören die Grundkonfiguration, Benutzer- und Rechteverwaltung, Archivstruktur, Workflows, Schnittstellen, Datenimport sowie Schulungen für Administratoren und Anwender. Schulungen können je nach Bedarf vor Ort oder online durchgeführt werden.

Was kostet eine ecoDMS-Einführung?

Die Kosten hängen von verschiedenen Faktoren ab, zum Beispiel von Benutzeranzahl, Betriebsmodell, gewünschter Archivstruktur, Schnittstellen, Datenmigration, Schulung und Automatisierungsgrad. Nach einer kurzen Analyse erstellen wir ein passendes Angebot für Ihre Situation.

Bieten Sie laufenden Support für ecoDMS an?

Ja. Wir begleiten Sie nicht nur bei der Einführung, sondern unterstützen Sie auch danach bei Fragen, Anpassungen, Updates, Erweiterungen und der laufenden Optimierung Ihrer ecoDMS-Lösung.

Bereit für Ihre digitale Dokumentenablage?

Mit ecoDMS bringen Sie Rechnungen, Verträge, Belege und weitere Geschäftsunterlagen in eine strukturierte, durchsuchbare und revisionssichere Ablage. Wir unterstützen Sie bei Konzeption, Einrichtung, Schulung und laufendem Betrieb – passend zu Ihren bestehenden Prozessen.

Im nächsten Schritt zeigen wir Ihnen gerne persönlich, welche ecoDMS-Lösung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

Michael Zehnder

Sebastian Hurter

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